PROCEDIMIENTO PARA REQUERIR AUTORIZACIÓN DE GASTOS Y SOLICITUD DE REINTEGROS.

Objetivo: Asegurar la correcta gestión y control de los gastos dentro de la comunidad, garantizando que todos los desembolsos sean autorizados previamente por la Dirección de Administración de FASTA JUJUY. (importante, no se reintegran gastos que no hayan sido previamente autorizados).

1. Solicitud Formal

El miembro de la comunidad que requiera realizar un gasto o solicitar un reintegro debe presentar una solicitud formal de

autorización a la Dirección de Administración.

La solicitud debe hacerse por medio del siguiente formulario digital:

https://forms.gle/oY11W6m9JVrLVZAE6

2. Presentación de Presupuestos

  • Se debe adjuntar a la solicitud al menos dos presupuestos de proveedores distintos para comparar precios y condiciones.

  • Los presupuestos deben estar detallados y contener:

    • Nombre del proveedor.

    • Fecha de emisión.

    • Descripción de los productos o servicios a contratar.

    • Monto total.

3. Plazo de Solicitud

  • La solicitud debe ser enviada con un mínimo de 2 semanas de anticipación a la fecha en que se planea realizar el gasto.

  • Este plazo es necesario para asegurar la evaluación adecuada de la solicitud y para dar tiempo a gestionar cualquier imprevisto que pueda surgir.

4. Evaluación de la Solicitud

  • La Dirección de Administración revisará la solicitud y los presupuestos presentados.

  • En caso de ser necesario, se solicitará información adicional o una corrección en los presupuestos antes de tomar una decisión.

5. Decisión y Notificación

  • La Dirección de Administración emitirá una respuesta dentro de los 5 días hábiles desde la recepción de la solicitud.

  • Si el gasto es aprobado, se notificará formalmente al solicitante, quien podrá proceder con la gestión del gasto según los términos aprobados.

  • Si la solicitud es rechazada o necesita modificaciones, se proporcionarán los motivos y sugerencias para un ajuste.

6. Gestión del Gasto

  • Una vez aprobado, el solicitante podrá proceder con el gasto según los términos y condiciones acordados con el proveedor.

  • Las facturas deben ser emitidas a nombre de:

    • FASTA, CUIT 30-58571293-7, IVA SUJETO EXENTO.

  • En caso de que no se emita a nombre de FASTA, la factura deberá estar a nombre de quien realiza la compra, quien deberá elevarla con una nota para solicitar el reintegro.

  • En la nota para reintegro se deberá incluir el CBU bancario (solo numérico) del solicitante para realizar la transferencia correspondiente.

7. Informe Posterior

  • Después de realizar el gasto, el solicitante debe presentar un informe de gastos en el que se incluya:

    • Factura o comprobante del gasto.

    • Descripción final de los productos/servicios adquiridos.

    • Cualquier diferencia entre el presupuesto aprobado y el gasto real.

8. Revisión y Cierre

  • La Dirección de Administración revisará el informe final, verificará que el gasto se realizó conforme a lo autorizado y cerrará el proceso.